医療法人DBC大美会グループは、心斎橋本院・梅田・天王寺・京都烏丸・神戸（三宮）と関西圏を中心に展開しています。豊富なメニューとリーズナブルな価格だけでなく、駅チカの好立地と確かな技術力をもった女性医師が多数在籍する強みも持つ美容クリニックです。
これまではオンプレミスシステムを利用していましたが、2023年1月からmedicalforceへと切り替えました。そこで今回はオペレーションDX賞受賞を記念して、マーケティング担当の二村さん、宇野さん、看護師の白井さんのお三方に導入の経緯からmedicalforce導入後のお話まで伺いました。
medicalforce Award2023 オペレーションDX賞とは
medicalforceの活用により定型業務を効率化し、患者体験の向上ならびにスタッフの労働環境改善を実現しているクリニック様にお贈りする賞です。医療法人大美会 大美会クリニックはオンプレミスシステムからの切り替えを実現し、現場業務の効率化、売上の増加、スムーズな情報連携など、さまざまな業務改善に成功されました。
受賞式の様子
– まずはオペレーションDX賞の受賞おめでとうございます！
二村さん：
ありがとうございます！このような賞を受賞でき大変嬉しく思います。私たちは、medicalforce導入のおかげで大きく3つの成果を上げることができました。
売上増加、人件費削減、より精緻なデータでの意思決定の実現です。
単純に「売上が上がり、経費も削減でき、利益が出ました」ということだけでなく、従業員のモチベーションにも良い影響がありました。
スタッフが100名以上いるため、クリニックのDXの実現にあたり現場の努力や様々な試行錯誤が必要でした。メディカルフォースさんの手厚いサポートもあってこそ、成し遂げることができたと思っています。
何よりmedicalforce導入をしてよかったと最も感じたのは、まだ導入できていない院から「早くmedicalforceを入れてほしい」と言われていることです。この言葉がmedicalforce導入の成功を物語っていると思います。
スタッフ数100名超えでもオンプレ型システムからの移行に成功
– medicalforceの導入前はどんなシステムを利用していて、どんな課題があったのでしょうか？
二村さん：
medicalforceを導入する前はオンプレミス型の他社システムを利用していました。導入当時はまだシステムの選択肢も少なく、オンプレミス型しかありませんでした。ただ長く使っていく中で、不便に感じる所が多くなっていったんですよね。2020年頃から他のシステムを調べていましたが興味を引くようなシステムが無かった、というのが実情でした。
宇野さん：
分析に使用したい患者データが抽出できないので、どういった患者様が増えているのか、どういったメニューが求められているのかなど、マーケティングにうまく活用できない課題がありました。
白井さん：
もともと複数院で同じシステムを使用していたんですが、設定が連動しておらず、院ごとに手動で設定の反映が必要でした。うちは頻繁に施術メニューや価格が変動し、その都度設定を変えたりしないといけないので、工数が多く発生してとても不便でした。
院数が増えても柔軟に対応できるクラウドシステムであることが決め手の一つに
– そんな中でmedeicalforeを知ったきっかけと選んだ理由を教えてください。
二村さん：
一番最初にmedicalforceを知ったのは2022年の7月頃だったと思います。私たちも継続的に他のシステムを探してましたが、medicalforceを利用しているクリニックの知り合いの方からご紹介頂きました。実際にmedicalforceを使ってクリニック運営されている方から、「medicalforceは自由診療に合わせた設計になっていてとても使いやすいよ」と強く勧めて頂いたので、信頼できました。
他の電子カルテシステムとも複数比較検討した中で、総合的に判断してmedicalforceを選びました。重視したのは、現場の声といいますか、現場目線で機能を十分に活用できるかどうかでした。やはりシステムの切り替えってガラケーをスマホに変えるくらいのインパクトがあるんですよね。今までの慣れている操作からガラッと変わるので、自分たちだけで安直に決めたくはありませんでした。
宇野さん：
その点medicalforceは管理画面や操作画面も直感的で分かりやすいような印象を受けましたし、LINE連携や問診票、電子同意書など美容クリニックに必要不可欠な機能が豊富にあって日々アップデートされてるので安心できます。またクラウドシステムなので今後院数が増えた場合も簡単に拡張できること、導入費用が安いことなども大きな魅力でしたね。あ、あとmedicalforceの営業の方が誠実で真摯な受け答えをしてくださったのも決め手の一つでした！
– medicalforeに切り替えた直後はいかがでしたか？
白井さん：
正直言いますと、medicalforceの導入直後は以前のシステムに慣れていた分、操作に手間取ったり、使いにくさを感じる場面がありました。 PCに不慣れなスタッフが多いので、私たちも教えるのに苦労したこともありました。ただ、使い慣れたシステムを変える以上こういったことは想定内で、そんな中でもmedicalforceの担当の方が現場スタッフに向けた説明を行ってくださったり、分からない点があればすぐに対応して頂いたりと丁寧なサポートをして頂きました。私たち事務局でも現場へのレクチャーを色々工夫して、今では各院の現場スタッフから、medicalforceに変えて使いやすくなった！という声が上がっています。
受賞スピーチの様子
患者対応業務の効率化により1日の予約枠数が1.5倍に
– medicalforeの導入後、大きな変化はありましたか？
二村さん：
一番に感じる大きな効果はmedicalforce導入後、予約数が1.5倍にまで上がったことです。1人あたりの患者様の対応時間が、従来の90分から60分に短縮できたことで、1日の予約枠を増やすことが可能になり、結果的に売上アップに繋がりました。事前のWeb問診、電子同意書、電子カルテでのスムーズな情報連携によりカウンセリング業務が効率化されたおかげです。カウンセリングで要していた時間や労力などのコストを削減し、他の業務に時間を充てられるので、患者様へのきめ細やかな対応も今まで以上に可能になったと感じます。
白井さん：
あと予約管理業務などに充てていた時間を5分の1程度にまで下げることができました。Web/LINE予約の機能や、患者様向けマイページにより、電話対応や予約の調整業務が劇的に削減されましたね。今までは患者様から新規予約や予約変更/キャンセルの問い合わせは電話で受けることが多く、かなりの時間がかかっていました。当然電話を受けている間は他の作業は止まりますし、予約に必要な周辺業務が発生しますので、どうしても工数は増えますよね。ここが改善されたことにより、スタッフの無駄な業務を抑えることができたと思います。今後もmedicalforceを活用して、業務改善に努め、より質の高いサービスを提供したいですね！
– 最後に、今後のクリニックの目標を教えてください。
二村さん：
現在、私たちが価格を抑えて美容医療を提供の実現できている大きな要因は、一つひとつの事業部や部署ごとに経費の削減や売上へのコミットを強く意識できているからです。それには当然medicalforceの活用は欠かせません。私たちは”一人でも多くの人に、よりよい美容医療を”というビジョンを掲げていて、その実現に向けて今後もさらなる成長を続けたいと思います。
