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「日々の煩雑な作業がゼロに」紙カルテからmedicalforceに切り替えた理由

レオクリニックは、市販の医薬品や健康食品、サロンやエステでは決して解決することのできない、アンチエイジングに関するあらゆる「悩みの解決」「希望の実現」をサポートする「男磨きクリニック」です。

元々はカルテ・予約・問診票・在庫管理等の業務を紙で行なっていたレオクリニックですが、今ではその全てをmedicalforceに一本化しています。

そこで今回はレオクリニックが紙管理からmedicalforceを導入した理由、また、紙ベースでの運用と比較した際のメリットについて看護主任の一瀬様にお話を伺いました。

紙での管理は情報連携が煩雑で無駄な工数が生まれていた

– 紙で情報管理をしていた際にはどのような課題がありましたか?

一瀬さん:
紙で予約管理を行なっていた頃は、予約表の原本がひとつしかなく、それをスタッフが回して使っていました。

そのため医師や看護師が予約を確認するには受付まで出向く必要があり、加えて受付が予約を受けている最中は他のスタッフが予約表を確認できず、無駄な待ち時間が発生してしまうこともありました。

予約を取る際も大量の紙カルテが散乱してしまっている状況で、そんな中から該当患者様のカルテを見つけなければならないため少なからずミスも発生しておりました。

そういった予約・カルテの情報管理、連携に課題がありましたね。

– システムを導入したいと思ったキッカケはなんですか?

一瀬さん:
先ほど挙げた予約・カルテの情報連携を改善したかったのに加えて、外部予約を受け付けたいと思ったことがキッカケです。

美容クリニックにおいてはやはり外部予約は必須だと思うので、外部予約もセットでシステム化できる電子カルテを導入したいと考えていました。

情報収集していく中で自由診療特化のシステムであるメディカルフォースの存在を知り、問い合わせた形です。

メディカルフォースは要望に対して柔軟に対応してくれそうだと感じた

– 最初にお打ち合わせをした際の印象はいかがだったでしょうか?

一瀬さん:
他のカルテ会社は営業担当が打ち合わせに来るところ、メディカルフォースは代表の大嶋さんが直接おいらしたことに驚きました(笑)

印象的だったのは、「こんなことできますか?」と尋ねた際に、メディカルフォースさんは「今はできないですが、日々アップデートを行なって改善しているので可能になると思います」と言ってくださったことです。

他社だと「それはできません」とはねられてしまうことが多かったので、非常に親身だなと感じました。

実際に導入決定後、挙げさせていただいた要望をいくつも実装してくださっています。

– 機能の面ではどんな印象でしたか?

一瀬さん:
元々やりたかった外部予約をカルテシステムと一体で行えることが魅力的でした。

また、それをLINEで受け付けることができるというのは他社にはないポイントだなと思っています。

加えてシステム全体の見た目もわかりやすく、これなら使いこなせそうだなと思いました。

紙管理によって発生していた無駄な工数がゼロになった

– 導入後はどのような効果がありましたか?

一瀬さん:
現在利用を開始してから2ヶ月程度ですが、各方面で使いやすいなと感じています。

元々の紙の管理と一番違う点は予約管理です。スタッフがリアルタイムで予約カレンダーを共有できるので、予約を取るのがかなりスピーディーになりました。

また、medicalforceでは予約とカルテが連携しているので、今後いらっしゃる患者様がどんな方なのかをすぐに確認でき、紙のカルテを引っ張り出してくる手間が必要ありません。
紙管理の時代は翌日のカルテ確認に毎日20-30分の時間をかけていたのですが、それが今ではゼロになりました。

– 紙カルテだからこその利点や慣れもあったかと思いますが、medicalforceに乗り換えた際につまづいた点はありましたか?

一瀬さん:
確かにシステムよりも紙の方が記載の自由度は高いと思いますが、弊院のスタッフは元々電子カルテの利用経験があったこともあり、移行時の苦労はほとんどありませんでした。

むしろ、medicalforceは細かい部分が充実しているため、紙管理の時よりもできることが増えました。

例えば、今までは症例写真をプリンターで印刷してその上に注意事項を記載していたのですが、medicalforceでは症例写真に対して直接絵を描くことができるため、写真を印刷する手間やコストがなくなりました。

また、タグ機能では副作用があった方に目印を付与することができるため、次に来院された時に注意しやすく問題を未然に防げます。

– 貴院は在庫管理を効果的に活用されていますが、その点ではいかがですか?

一瀬さん:
おっしゃる通り、在庫管理の負担も大幅に削減されました。

弊院はAGAの処方が多く出るのですが、前までは会計を見てその日に何がどのくらい使用されたのかを確認して手入力でエクセルに記載していました。

一方でmedicalforceでは「誰が何を買ったか」の記録が残るだけでなく、自動で在庫残数を減らしてくれ、かつ発注や仕入れの管理もまとめてできるので、日々のエクセル管理が不要になりました。

患者様の来院動機や目的を基にクリニックの戦略を立てて行きたい

– 今後メディカルフォースに求めることはありますか?

一瀬さん:
弊院では、問診票で来院動機や来院の目的などを聞いており、それを集計して今後のクリニックの戦略を立てています。

そういった部分もメディカルフォースで一括管理していければいいなと感じています。

– 実は次回のアップデートで問診票の回答結果をまとめて出力できる機能が実装されます。ご活用いただけそうでしょうか?

一瀬さん:
そうなんですね!
それであれば現在よりも集計がラクになってかなり便利になりそうです。

他には、スタッフの施術の稼働時間を集計して目標管理していたりするので、その点もメディカルフォースでデータ化できるようになればありがたいなと思うので、期待しております!

– これからもご期待に沿えるよう機能を開発していきます!本日はありがとうございました。

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