決め手は、お客様に寄り添った利便性。medicalforceを活用した業務効率化で、患者様により高いホスピタリティを提供!

KUMIKO CLINICは、メスを使わない痩身治療とメスを使わない自然で美しい若返りを叶える注入治療をメインとした美容皮膚科として2014年に開業したクリニック様です。

医学的根拠に基づいた結果の出る美容医療を心地よい空間で安心して受けていただけるクリニックとして診療をされております。

今回は、院長の下島先生にmedicalforceの導入理由や活用方法について伺いました。

ーKUMIKO CLINIC様のコンセプトを教えてください。

ホスピタリティに配慮した非外科的治療をコンセプトにしています。
メインの治療は、痩身治療と注入治療になります。
痩身治療だとクールスカルプティングという、唯一厚労省の承認を得ている脂肪冷却の機械施術に力を入れています。

また、私はアラガン社の注入指導医をしていることもあり、注入治療のヒアルロン酸は同じく承認品を多く使用しています。
他の医師も同様にトレーナーとして活躍しているので、スキルと知識が確立された医師たちで治療を行なっています。

ー以前は紙カルテと他社の予約システムを使用されていたとのことですが、
切り替えを検討された理由は、そういったコンセプトに合ったご案内をできるようにしたいというお考えからだったのでしょうか。

そうですね。
元々は、オンライン予約をしておらず、電話で予約を受け付けることが多かったため患者様にとって不便で課題に感じていました。
ただ、オンライン予約になることで、人の手を離れて温もりがなくなってしまうのは嫌だなとも思っていました。

とはいえ、近年では美容クリニックのオンライン予約が主流になりつつあることもあり、他社のオンライン予約を利用したこともあるのですが、全然システムがマッチせず、便利なはずのオンライン予約が、かえって不便に感じるくらい使いにくいものでした。

また、移転に伴い紙カルテの移動や収納先の確保にすごくコストがかかると感じました。

今後、患者様が増えて情報をより細かく把握し、管理していく上で紙は限界に感じていたのもあります。そんな時に、麻布ビューティクリニックの加藤聖子先生からmedicalforceを紹介してもらったんです。

ーどのようなお話を聞き、ご興味を持っていただいたのでしょうか。

麻布ビューティクリニックの加藤先生が「medicalforceの社員の方々みんないい人だよ。
若いけどすごく面白い人たちの集まりでやる気もあるし、システムに全員が精通している。」と仰っていました。
そこで、実際に営業の方にお話しを聞いてみたのですが、今は、私自身も共感しています。

ーmedicalforceに決めた理由を教えて下さい。

患者様目線になって見たときにmedicalforceが一番、直感的に使える導線を設計できる仕様だと感じたので、導入を決めました。
予約の選択画面に医師の写真を入れられるのも、medicalforceを利用している他のクリニックさんの予約画面を見てやりたかったことなんです。

(※実際のKUMIKO CLINIC様の予約画面)

予約システムと電子カルテが一体化していることは導入の必須条件でしたが、
それ以上に重視したのは、便利さを追求するだけでなく、ホスピタリティや人の手の温もりを感じられる機能があることでした。
その両立を実現できるシステムがあるなら利用したいと思っていてずっと探していました。

ー先生が大切にされている、お客様に寄り添ったクリニック運営において、medicalforceがサポートできている事はありますか?

ステップ配信やカルテ上から患者様にLINE送信をできるLINEチャット機能で患者様と密接に関われている実感があります。

実際、リピーターの患者様により手厚くしたいと思い、ステップ配信をかなり活用しています。
患者様の導線に寄り添った情報を都度配信することが大切だと感じ、治療が終わったら終了ではなく、患者様の経過を見つつ、次の治療のタイミングにきちんと寄り添えるような感じにしたくステップ配信を作っていきました。

LINEで密に連絡を取るっていうのは、一瞬希薄に思えますが、実は信頼関係をつくりやすいと思い、LINEでより濃厚に寄り添おうと思っています。

私自身、お店の店員さんとLINEを交換し、そこでのやり取りで買い物をした事もあるんです。
LINEなどのツールを使用してお客様とやり取りすることに不信感などは生まれないんだなと実感しました。

また、Web予約もできる限り自動化しました。
具体的には、医師のカウンセリングや処置時間以外にも、受付対応やお見積りの作成時間も部屋と人を自動で抑えられるように設定しました。
医師やスタッフのの待機時間も少なくなり、クリニック側は効率よく人員が確保できますし、お客様の待ち時間も少なくなることでより一人一人のお客様に時間がかけられるようになりました。

担当のカスタマーサクセスの方がサポートしてくださり、かなりの業務の自動化を実現できたので、他の業務に集中できる時間ができたなと感じます。
メールを返す手間は明らかに減りましたし、その分、患者様からのご相談LINEへのより細やかな応対に手を回せるようになったと思います。

ーmedicalforceをご利用いただいている中で、その他に気に入っている機能があれば教えて下さい。

経営管理機能です。
以前は、総務兼経理のスタッフが一人で管理していたんです。
ただ、そうすると担当者がいないと経営に関する情報が見られなかったり、都度欲しいデータを依頼して抽出してもらう分時間がかかったりと、見たいときに見れない不便を感じていました。

今は、medicalforceでタイムリーに全員が同じプラットフォームで見れるので、数字の共有がしやすくなりました。
1日の売上目標を立てた上で、アクションをスタッフと考えていくこともできるようになったので、数字が出しやすいのはありがたいです。

私は経営管理機能のうち、売上分析の画面をよく見ています。
一人一人のお客様に寄り添っている分、客単価やリピーターの患者様の売り上げなどを見られるのは、私にとってはいい情報です。

ーデータ移行についてお伺いさせて下さい。
紙カルテからの移行で、ご負担に感じた事はありましたか。

個人クリニックなので、そこまで大変ではなかったです。

翌日に予約が入っているお客様のカルテを前日のうちに取り込んでおいて、日々少しずつカルテを移行していきました。
最初のうちは、紙カルテを毎日スキャンをする必要がありましたが、カルテの移行が進むとそんなに大変ではないです。

紙からの移行のハードルを感じられる先生も多いかと思うんですが、その都度取り込んでも意外と回ります。

ー最後に先生の今後の展望がございましたら教えて下さい。

ご愛顧いただいている患者様に対してはコンシェルジュを付けて手厚く情報提供や経過の管理をしていきたいと思っています。
今も、長く通って頂いている方に絞って情報配信などはしてるのですが、深く寄り添えているかというとまだ余地はあると思うので、そこを強化していきたいかなとは思っています。

ーその際のツールとして、medicalforceをご活用いただけますと幸いです。今後もご期待に沿えるように努めてまいります!

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