利益体質なクリニックとは？ medicalforce セールス担当 川瀬久司（以下、川瀬）：
売上は、新規のお客様やリピートのお客様が順調に増え、安定的にお客様の獲得ができている状態が理想 です。
美容クリニックにおけるコストでは、 適切な経費削減やスタッフの生産性の高さ、ムダのない状況がコスト削減に繫がります。
medicalforceがコスト削減に繫がる仕組み 川瀬： 連携できる仕組みがコスト削減可能な理由 になっています。
川瀬： ひとつのツール内で連携して行えるため、コスト削減に繋がります。 エクセルの手動管理よりも手間がなくなるため、コスト削減に貢献できます。
なぜ、業務フローの連携が必要なのか？ 川瀬： 各業務に特化したツールを使うことで増えた手間を省くために必要 です。
川瀬：
例えば、顧客情報が連動していなければ、お客様情報はそれぞれのツールごとに登録されている状態です。そのため、情報の更新があるたびに新規で入力し直す必要があります。要するに、連携していないとツールごとに都度、手入力をしなければなりません。
よくあるクリニック様のケースでは、電子カルテや問診表だけシステム化して電話受付がカルテと連動していないという状況も考えられます。
予約とカルテが連携していない場合
川瀬： 人による転記の場合は、ヒューマンエラーにも繋がります。
電子カルテと電話対応の場合 川瀬： 入力ミスの発生も考えられます。
システムの分断による3つの手間 川瀬： 導入するシステムの数だけ、マニュアルを作成する手間が増えます。
2つ目の手間は、ヒューマンエラーを防止するためのチェック体制の構築です。例えば、入力した内容を別の担当者が正誤チェックする際の複数人体制が該当します。複数の担当者でチェックをする体制は、それ自体が手間 であり、担当人数分のコストがかかります。手間や副次的なコストが発生します。
medicalforceはワンストップで電子化できる 川瀬： システムの分断は、顧客情報を連携する際に手間を発生させます。medicalforceは、ワンストップで電子化できるシステムとして業務フローの連携が可能です。システムを分断させることなく、ひとつのツール上で効率よく自動化できるため、手間をかけずに運用できます。
medicalforceの連携の仕組み 川瀬：
medicalforceの連携では、顧客情報などが自動入力される仕組みです。クリニックのお客様が予約すると同時に、その予約が予約カレンダーに自動で反映されます。予約、問診、カルテ、施術や薬剤の情報が、会計情報まですべて連動して記録されるようになっています。
medicalforceの管理画面 川瀬：
こちらがmedicalforceの予約管理画面です。お客様がWebで予約すると、予約情報が自動で反映されます。部屋別に予約画面が作られる仕様になっています。
medicalforceは、部屋とスタッフ、機械の稼働状況により空き状況を自動で抽出し予約できる仕組みです。すべての情報を連携したうえで予約可能日を案内できるため、予約枠調整の手間やミスを減らすことができます。
予約受付では、タイミングごとに予約カードを開くと、予約情報を確認できるカードが表示されます。必要に応じて問診票の回答やカルテの記入が可能です。
実際に問診票のある画面を呼び出します。QRコードで読み取ることで問診票の回答画面が表示されます。画面上では、必要事項の入力ができます。また、基本情報だけではなく、初診問診、再診問診と問診票の出し分けも可能です。
medicalforceは、美容皮膚科や美容外科、それぞれにカスタマイズした施術に紐づく問診票も作成できます。その問診票に回答された内容は、実際のカルテに自動転記される仕組みになっています。
こちらが実際のカルテの画面です。カルテ画面の構成は、左側がお客様の情報となっています。画面左側には、お客様の写真や、過去のカルテなどの診療履歴が表示されます。
画面右側が診療録の作成画面です。画面右側では、お客様のカウンセリングや施術の内容などを記入できる仕様となっています。
コース契約のお客様の場合は、画面上で進捗管理を確認できます。また、カルテ画面では、見積書の作成や症例写真の比較なども可能です。
カルテについて必要な情報は、主訴・所見に記入できます。medicalforceには、あらかじめカルテのテンプレートが用意されているので、定型的な文言などはテンプレートの利用がおすすめです。
お客様情報には、治療部位を視覚的に示すシェーマ機能や症例写真の取り込み機能も利用できます。
カルテに記入した内容などすべての情報は、会計画面に反映されます。会計画面では、合計の売上金額、施術の内容、物品、薬剤の販売、商品の販売などの情報を自動で表示することが可能です。あとは、お客様による合計金額の確認と決済方法の登録で会計処理まで一気通貫で委ねられます。
また、お客様に事前にクレジットカード情報を入力いただくことで、スタッフ様の方で決済を完了いただくことも可能です。確認スピードが上がりコスト削減にも期待できるでしょう。
medicalforceを実際に導入しているクリニック様の声 川瀬：
medicalforceは、社内に設置するシステムとは違い、クラウド型になるので導入費用が安価でアップデートも無料という点が特徴です。自社で機能開発をする必要がないため、コスト削減にも繋がる との声もあります。売上アップに繋がるでしょう。
電子カルテがどのようにして売上アップに貢献するのか？ 川瀬：
川瀬：
ここでいう単価（LTV）は、顧客の生涯利用する金額（価値）のことです。売上を構成する「予約数×来院数×来院＝単価」は、すべてmedicalforceによりアプローチできます。
予約数 川瀬：
川瀬： お客様にとってストレス、つまり顧客体験の悪化につながり、最終的に予約におけるムダが発生してしまいます。
予約のムダをなくす方法その1 川瀬： クリニック様側は、スキマのない予約で埋めることが期待できます。
川瀬： 時間を削減できました 」や「経営に集中できる ようになりました」、「予約の調整にかかる時間が減りました 」などの声をいただいています。予約数が1.5倍になりました 」との声も寄せられています。予約数の最大化、売上アップにおいても期待できるでしょう。
予約のムダをなくす方法その2 川瀬：
そのため、お客様側にマイページへのログイン要求や会員登録を必要とせず、LINEの画面内ですべて予約が完了できるため、ストレスがかかりません。
実際の画面で紹介しましょう。クリニックの公式ラインの中で予約フォームを起動します。
施術の選択画面が表示され、スタッフの指名などの操作が可能です。スタッフ指名まで完了できたら、予約の〇×ですね。「部屋」や「スタッフ」、「機械」が紐付いた状態で〇×で確認できます。
お客様としては、美容室の予約 のような感覚で日程を選択するだけです。このような流れで予約を完了できます。マイページ上では、過去の予約の確認や現在予約待ちのお客様の確認もできます。何度もメッセージを送る必要がありません。
川瀬： 「予約の取りこぼしが減った」や「予約数が増えました」などの声をいただいています。
また、medicalforceはお客様が気になったタイミングを逃しません。お客様が深夜帯にクリニックを調べている場合は、クリニックに問い合わせることもなく、そのまま予約へと進めます。そのため、「夜間の申し込みが増えました」という声も寄せられています。LINE予約機能を使うことで、予約の増加を実感されたケースですね 。
なぜmedicalforceを使うと来院率が上がるのか？ 川瀬：
川瀬： 予約内容を送ることでムダなキャンセルの防止にも役立ちます。
川瀬： medicalforceのリマインドメッセージと電話を掛け合わせることで来院率を大幅に改善しています。
また、リマインド機能を応用すれば、次回予約のお知らせも配信できます。予約前日のリマインドだけではなく、来院した1週間後にメッセージを配信する機能としても利用可能です。
なぜ、medicalforceで単価／LTVが上がるのか？ 川瀬：
ステップ配信
川瀬：
ボトックスを利用したお客様の場合は、3カ月後または4カ月後といった次回施術のタイミングでフォローの連絡をします。「また行きたい」というリピートにつながります。 クーポンの配信とも併用できるので、予約に繋がるアプローチとして有効 です。
セグメント配信
川瀬： ターゲットを細分化して絞り、その人に合ったメッセージとか連絡により来院を促せる機能が利用できます。
川瀬：
美容皮膚科のクリニック
川瀬：
美容外科のクリニック
川瀬： セグメント配信を活用して売上を上げた非常に良い事例ですね。
利益体質な美容クリニックを作りましょう！ 川瀬： medicalforceは、売上とコストのどちらにもアプローチできるシステムとなっています。 ぜひご活用いただき、利益がしっかり残るクリニックを一緒に作っていきましょう。
川瀬： マーケティング的な意思決定も支援する機能もあります。
他には、症例写真を複数枚比較できる機能や診察券ポイントの管理機能も利用可能です。ポイントを貯めることによってお客様の接点を保ち続けるエンゲージメント向上の機能も利用できます。興味がありましたら、実際の詳細画面で案内させていただきます。
