麻布ビューティクリニックは、2008年に東京・麻布で設立された美容皮膚クリニックです｡ごく自然に見えること、知的な美しさを手に入れることを大切にし、あくまでその人らしい美しさを叶えることがクリニックのポリシーです。2022年11月に紙カルテからmedicalforceへと切り替えました。そこで今回はオペレーションDX賞受賞を記念して、麻布ビューティクリニック院長の加藤さんとマネージャーの村上さんに導入の経緯からmedicalforce導入後のお話まで伺いました。
medicalforce Award2023 オペレーションDX賞とは
medicalforceの活用により定型業務を効率化し、患者体験の向上ならびにスタッフの労働環境改善を実現しているクリニック様にお贈りする賞です。麻布ビューティクリニックはmedicalforce導入前は紙カルテと別システムを併用し煩雑な業務にお悩みとのことでしたが、導入後は機能の隅々まで使いこなし、クリニックに最適な運用を構築されています。特に、WEB予約の受付枠を最大化し稼働率を上げることに注力され、medicalforceの機能を最大限に生かし、予約数を向上されています。
受賞スピーチの様子
※村上様は授賞式へのご出席が叶わず、当日は加藤様にスピーチいただきました。
約1万人分の紙カルテの電子化に成功
– まずはオペレーションDX賞の受賞おめでとうございます！
加藤さん：
ありがとうございます！このような栄誉ある賞を頂戴し、とても光栄です。
うちのクリニックではレーザー治療や注入系のメニューを豊富に用意していて、2016年頃から個人のクリニックとしてはボトックスの使用量日本一を誇っています。ですのでメニューの組み合わせも多く、予約をシステム化しようとすると非常に複雑なんです。
1万人近い患者様情報も紙カルテで管理してましたので、本当に電子カルテ化できるのか不安がありましたが、medicalforceさんにこちらの要望に対して柔軟に対応していただき、DXを実現することができました。
– medicalforceの導入前はどんなシステムを利用していて、どんな課題があったのでしょうか？
村上さん：
medicalforceを導入する前は顧客管理システムと紙カルテを利用していましたが年々、患者様の数が増えるごとに管理が大変になっていく課題がありました。紙カルテの場合、どうしても置いておく「場所」が必要になりますので、特に保管場所に困っていましたね。また、患者様の情報が紙カルテに集約されているので、情報が欲しい場合は、カルテを探すところから始めないといけないので非常に効率が悪かったです。
あと、当時使用していたWEB予約のシステムでは施術部屋、機器、ドクターの情報と完全に紐付いていなかったので、ダブルブッキングが起きてしまうケースがありました。ですのでWEB予約の枠を泣く泣く狭めざるを得なかったんですね。これは大きな機会損失だと感じていました。
– 他社サービスと比較していたと伺っていますが、その中でmedicalforceを選んだ理由を教えてください。
加藤さん：
まず、こちらからどんな質問をしても営業担当の方にその場で答えていただき、非常に信頼できるサービス・会社だなと感じました。
他の業者さんは持ち帰って確認される方も多いため、営業担当の方の真摯さはすごく印象に残っています。
管理画面や操作画面も直感的で分かりやすい印象を受けました。ずっと紙カルテを使ってきてましたので、スタッフがしっかりと使いこなせるのかどうかは不安要素としてありましたが、スタッフも導入前にデモ画面に触れることでその不安は減らすことができました。
– medeicalforeの導入にあたって工夫したことはありますか？
村上さん：
現場のスタッフに対して、文章や口頭の説明では理解が追いつかない部分が出てくるだろうと思い、この機能を活用することでどういったメリットがあるかまで説明するようにしました。そのことで、medicalforceを活用する意義と理解が深まったように思います。
medicalforceは機能も多く、非常に優秀なプロダクトだと思いますが、とはいえそれぞれのクリニックごとにオペレーションや動線に違いがあると思いますので、自分たちでしっかり落とし込んで活用することも大事だと思います。
WEB/LINE経由の予約割合が1.5~2倍に増加
– medicalforeに切り替えてから業務フローの変化はありましたか？
村上さん：
たくさんありますが、例えばこれまではドクターは毎回診察が終わると、紙カルテを持ってバックヤードに行き、スタッフに指示出しをしていましたが、現在はタブレットを1人1台持っていて、クリニックのどこにいても患者様の情報を拾えるので伝達が簡単になり、作業効率という点で非常に上がりました。
1日2時間くらい費やしていた紙カルテの出し入れや処理も不要になりましたので、スタッフの工数削減や労働時間短縮に繋がってます。
また、施術の同意書や問診票などもこれまでは紙で行っていました。毎回手入力で情報をパソコンに打ち込んだり、印刷をして控えをコピーして三つ折りにして患者様にお渡しするというような手間などありましたが、これもペーパーレス化することでなくなりました。
あとはデジタル診察券の導入により、患者様が診察券を忘れたり、スタッフが返し忘れるというようなミスも減りましたのでこちらも大きな変化だと思います。
– medicalforeに導入してからどういった効果が他にありましたか？
加藤さん：
予約調整のための電話とメールを大幅に削減できました。
これまでは予約希望の患者様に対して「予約を断る」という作業が多く発生していましたが、WEBやLINEからいつでも予約の空き状況を確認できるようになったことで、そのような予約調整業務が劇的に減りました。
1日のWEB/LINE経由の予約数は、以前の1.5倍から2倍近くまで上昇することができたと思います。また、季節に合わせた割引キャンペーンなどをLINE配信して、そのままLINE上で患者様が予約をスムーズに取ることが可能になったため、予約数自体が増加しました。
受賞スピーチの様子
– 最後に、今後のクリニックの目標を教えてください。
加藤さん：
medicalforceによってDXは実現された。では次は何を目指すかですよね。うちはオペはやっておりませんので、日本の非侵襲的美容を牽引して、世界に発信するクリニックを目指しています。
ぜひメディカルフォースさんも一緒に世界を目指しましょう！
