1日200件超の予約問い合わせを自動化！徹底した“クリニック目線”の開発により、medicalforceで人の手がいらない予約を実現。

MAe Clinicは、形成外科の専門医による高い技術力と安全管理、お客様の自然な美しさを引き出すことをコンセプトに2021年に開業されたクリニックです。
統括院長の前田 翔先生は、日本形成外科学会認定専門医の資格を有し、日本最大手のクリニックで技術指導医としての経験を積んだ後にMAe Clinicを立ち上げました。

現在は、前田先生をはじめとした実績あるドクターが在籍し、高度な施術が受けられる美容クリニックとして注目を集めています。
予約が絶えないMAe Clinicが、規模拡大に伴いmedicalforceを導入した背景と、その活用法について、院長の前田先生と院長補佐・統括マネージャーの梶原翔さんにお話を伺いました。

ークリニックの強みを教えてください。

前田 翔先生（以下、前田先生）： 美容クリニックの中でも外科手術に強い施設は少ないのですが、
当院は、各分野におけるトップクラスの実績を持つ医師が集まっており、手術の対応範囲が広いのが特徴です。
統括マネージャー 梶原 翔さん（以下、梶原さん）：現在は皮膚科やアートメイクにも注力しており、国内でも希少な機器を複数導入しています。設備投資は約2億円にのぼり、他院では受けられない最先端の施術提供をしています。 MAe Clinicですべての美容ニーズに対応できる体制づくりを目指しています。

ー予約やカルテのシステム変更を検討された背景を教えてください。

前田先生： 最大の理由は、ドクターごとの売上分析がまったくできなかったことです。
誰がどの施術を担当したかが把握できず、給与計算にも支障が出ていました。 また、紙カルテをスキャンして運用していたため、患者情報の検索や整理に時間がかかる点も課題でした。加えて、会計処理も一括で管理できず、非効率な状況でした。
梶原さん： 他社のカルテでは、施術担当者の紐づけができず、実際の売上を正確に把握するのが難しい状況でした。
また、多くのシステムではCSV形式でのデータ出力に対応しておらず、仮にExcelで出力できても、数値が羅列された状態で内容の把握が難しく、二重計上などの集計ミスが生じやすい点も課題でした。

ー複数のサービスを比較された中で、medicalforceを選ばれた理由を教えてください。

梶原さん：LIFFを活用できたのがmedicalforceだけだった点が、導入の決め手になりました（※2024年夏頃）。
LIFFはLINEの機能を使って、ログイン不要の本人認証やチャット対応ができる仕組みなんですが、medicalforceではこのLIFFを活用し、LINE内での予約完結や患者情報との連携、さらに来院のリマインドや未予約者への自動配信も実現しています。
LINEトーク画面から直接予約できることで、予約業務の自動化が可能になりました。
また、電子同意書やiPad連携、直感的でわかりやすいUIも非常に魅力的でした。
課題だった売上分析についても、medicalforceは集計が非常に細かく、日々の売上を現金・クレジット別に分類して確認できます。さらに、売上データをCSV形式で出力できるため、二重計算などの手間が省けて非常に助かっています。
さらに、レジ締め機能による経理管理がしやすい点も大きな利点でした。

前田先生： 予約の流入元を可視化できること、カルテの柔軟な設定が可能な点、そしてLINE連携の使い勝手の良さも大きな魅力でした。

ーmedicalforce導入後、業務効率や経営面での変化はありましたか？

前田先生： 複数院の状況がタブで簡単に切り替えられ、カルテも使いやすいので、業務がスムーズになりました。
梶原さん： 流入経路と売上が日別で可視化されたことで、スタッフ全体の目標意識も向上しました。以前は1日200件を超えていた電話やメールの問い合わせが半減し、他の業務に充てる時間が確保できています。
スタッフの中にはITツールに不慣れな者もいましたが、慣れるにつれ「便利になった」と好意的な声も上がっています。

ー特に活用されている機能について教えてください。

梶原さん： web予約のフォームを細かく作りこんでいます。
キャンペーンごとの予約リンクを発行してをInstagramのストーリーに貼ったりもしています。 お客様もすぐに予約が取れるので離脱率が下がり、売上につながりやすくなっています。効果測定も容易で、非公開予約枠も個別リンクで柔軟に対応できる点がありがたいです。
また、オンライン診療をHPに組み込み、医療専売品の販売にもつなげています。 キャンセルを防ぐため、事前決済を基本とする運用にも切り替えました。外部のカード会計システムをいれなくてもmedicalforceのカルテ上で決済まで完結ができるため、経費削減、効率化を実現できました。
さらに、予約枠が埋まっていても「どうしてもこの日に受診したい」といった要望に応えるため、月4枠程度のエクスプレス枠も設けています。こちらも予約と同時に、medicalforceのカルテ上で事前決済が完了するため、無断キャンセルの防止や機会損失の抑制に繋がっています。

ーサポート体制についての印象はいかがでしょうか？

梶原さん： medicalforceは“今ある機能の幅広さ”に加え、実際に現場から出る要望をもとにアップデートされていく点が非常に大きな魅力ですね。ユーザーの声を集める「目安箱」など、意見を吸い上げる仕組みがしっかりと整っており、実際に要望の多い機能は優先的に開発が進められていくのもありがたいです。
あとは、担当の方に相談すると、正式な機能としては実装されていない内容でも、やりたいことを実現するための代替案をいくつもご提案いただけます。そういった柔軟な対応も含めて、サポートの手厚さを実感しています。

ー今後の展望と、medicalforceへの期待があれば教えてください。

前田先生：今はドクターに頼った集客になっているので、今後はクリニックブランドを軸にした集客へとシフトしたいと考えています。 そのための仕組みづくりにおいて、メディカルフォースにご支援いただけると嬉しいです。
梶原さん： お客様にファンになっていただき、ロイヤルカスタマーとして長く通っていただけるように、診療の幅を広げていきたいと考えています。 現在のランク制度やクーポン機能も活用しながら、継続的な関係づくりに取り組んでいきます。

ーありがとうございました。今後ともMAe Clinic様のサポートをさせていただければと思います。