分院展開×複数フロアでもスムーズな情報連携！咲くらクリニックのmedicalforce活用事例

咲くらクリニックは、最新の知識や機材、技術を取り入れた診療をコンセプトに、2003年に開業されたクリニックです。
院長の小林直隆先生は、多くの学会や講演会に参加し、発表も行い、全国のクリニック様に向けて最新の知識を共有されています。

予約の絶えない咲くらクリニックが、自費診療の拡大に伴い、medicalforceをご導入いただいた経緯とその活用方法について、院長の小林直隆先生とスタッフの皆様にお話をお伺いしました。

ークリニックの強みを教えてください。
小林直隆先生（以下、小林先生）：
保険と自費の診療を行っているのですが、自費でいうとデバイスの数が多いことに加え、保険診療にも対応していることです。やれない治療があまりないですね。

当院では保険診療にも対応しており、必要な治療が適切に受けられる環境を整えています。保険診療の治療が終了した後に、ご希望に応じて自費診療を選択いただくことも可能です。
実際に、保険診療で通院されていた患者様が、治療後のさらなるケアを目的として自費診療を希望されるケースが多く見られます。

疾患治療と美容医療の両面から患者様をサポートできる点が、当院の強みです。

ー自費を拡大する上でmedicalforceを検討して頂いた経緯を教えてください。
小林先生：
最も大きな理由は、業務負担の軽減でした。来院患者数が多いことで看護師の負担が増えていて、その煩雑な業務を減らすことが最重要課題になっていました。
元々は紙カルテだったので、カルテを記入する手間などの時間が無駄ではないかと考え、時短できるようなシステムを探したのがきっかけでした。

あとは、他社さんと比べて機能の数で拡張性があるとも感じました。

最終的に、将来性を鑑みてmedicalforceに決めたのを覚えています。

ー導入されてみて、実際の効果はご実感されていますか？
小林先生：
導入したのが、ちょうど部屋数を増やしたタイミングだったんですが、紙カルテを持って移動したり記入したりする手間がなくなり、みんなで共有して見られるのがありがたいです。

あとは、カルテでワード検索できる点も気に入っています。
「あの症例どうだったかな」とか気になった際に、検索機能ですぐに振り返れるのが使いやすいです。

安城院看護師Aさん：
テンプレート機能でカルテ記入の時間が短縮されました。書く手間が圧倒的に減ったため、都度記入に多くの時間を取られていたことに気づきましたね。

また、新人スタッフでもカルテの記入が容易なため、教育コストが削減されました。

ー他に良かった機能や気に入っている機能はありますか。
小林先生：
経営管理機能は非常に優れており、活用しやすいと感じています。
以前は、リアルタイムではなく月々の売上をまとめて見てたんですが、1日の売上は、いくらくらいなのかを見たいなと思ってました。
現在は手軽に確認できるため、とても便利です。今日も経営管理機能を使って何人来てるんだろうとか調べていました。

安城院・東京院と現在2院あるので、両方の予約表や売上をリアルタイムで確認できる点も便利ですね。

東京院受付Bさん（以下、Bさん）：
受付としても、会計確定数やカウンセリングに来た患者様の契約率などを分析できる点が非常にありがたいと感じています。どの曜日や時間帯に混雑するのか、男女比の傾向はどうか、などを分析し、そのデータを基に施術予約の調整やスタッフのシフト管理に活用しています。

ー保険と自費の患者様が数多くご来院されているので、予約の取り方が複雑かと思いますが、その点に関して、medicalforceはしっかり対応できていますか。

Bさん：
お客様がLINEで初診予約を行う際、ご自身で美容と保険の悩みを選択でき、それぞれの診療内容ごとに予約が取れるため、非常に便利です。

保険と自費の両方の患者様の予約を一つのサイトで管理できる点が他にはないと感じています。

ー ナースさんの目線で、medicalforceの強みがあれば教えて下さい。
東京院看護師Cさん：
うちはクリニックが広いのですが、iPadさえあればカルテを見れるので、本当に助かります。医師の診察後に施術を担当する看護師がカルテを確認すれば、スムーズに引き継ぎができるため、とても便利です。
当日予約が入った際には、メモ機能を活用することで、その日のスタッフ全員が施術情報を迅速に共有でき、業務効率が向上していますね。
口頭で共有する手間がかからず、お客様の来院からお帰りいただくまでの状況をシステム上でリアルタイムに把握できるというところがかなり助かっています。

あとは、カルテ入力時、医師・看護師・受付と区分ごとに分類されているため、誰が記入したのかが明確で、カルテの確認がしやすい点が便利です。

ー受付さんの目線で、medicalforceの強みがあれば教えて下さい。
Bさん：
medicalforceを導入した後、東京院では患者様の数も倍に増えていて、会計確定数とか成約率も全部右肩上がりなんです。それは、medicalforceの予約システムで予約枠を無駄なく埋められているために、予約数が増加しているのだと感じています。

院内で次回予約を取る際、コースを契約している方は、「進捗管理をしている施術」として右上に「ご契約中のコース」が出てくるのでコースの何回目かが管理しやすく、非常に便利です。

あとは、来院者タグを最大限活用させていただいています。
お釣りや品物をお渡し忘れてしまった際に、ToDoリストに引き継ぎ事項を記入しておくことで、次回来院時に対応できるようにしています。ToDoリストは非常に便利ですね。
他にも便利なのが、以前購入した商品を、手入力せずにそのままオーダーに入れられるのもありがたいです。

お客様からは、「LINEで来院前にリマインド連絡が届くのがありがたい」とのお声をいただくこともあります。お客様がLINEのマイページでコースの料金や見積書を確認できる機能は、業務の効率化に大きく役立っています。

ーmedicalforceを隅から隅までご活用いただいている印象ですが、導入にあたりスタッフの皆様がハードルに感じていたことはありますか。
Bさん：
正直、初めはハードルには感じていましたが、担当のカスタマーサクセスの方がサポートしてくれました。
​​困ったことや改善したい点を伝えると、私たちの意見をまとめていただき、解決策を提案してくださり、本当にありがたかったです。
medicalforceのスタッフの方々は、相手の意図を的確に汲み取るのが上手で、非常に優秀だなと思いました。本当にありがたいです。

ー最後に、今後の展望やそれに関してメディカルフォースが寄与できる事がありましたら、教えてください。
小林先生：
今後、いくつかの新規開院を予定しており、それらを一元管理できる点は、大変助かります。

ーありがとうございます！各院の経営をシームレスにサポートできればと思います。
今後ともよろしくお願いいたします。